Hợp đồng mua hàng

Kích hoạt tính năng hợp đồng mua hàng

• Bước 1: Truy cập Ứng dụng Mua hàng

• Bước 2: Truy cập Cấu hình > Cài đặt, tích chọn Hợp đồng mua hàng, rồi nhấn nút Lưu để lưu lại cài đặt.​

Tạo hợp đồng khung

• Bước 1: Truy cập Ứng dụng Mua hàng

• Bước 2: Truy cập ​Đơn hàng -> Hợp đồng khung, nhấn nút Mới để tạo mới một hợp đồng khung.​

• Bước 3: Điền thông tin chung của hợp đồng mua hàng:

Đại diện mua hàng : đại diện cho doanh nghiệp thực hiện hoạt động mua hàng. Mặc định của hệ thống sẽ hiển thị theo người tạo; Có thể điều chỉnh lại bằng cách chọn trong danh sách.

• Loại thỏa thuận : loại thỏa thuận mua hàng mà hợp đồng khung này được phân loại. Trong Odoo, hợp đồng khung là hợp đồng mua bán chính thức duy nhất.
• Nhà cung cấp : chọn nhà cung cấp trong danh sách mà hợp đồng này được ràng buộc. Trường hợp chọn nhà cung cấp có một hợp đồng khung khác đang có hiệu lực, hệ thống sẽ hiện cảnh báo cho bạn, tuy nhiên bạn vẫn có thể tiếp tục tạo hợp đồng khung mới với nhà cung cấp này.
• Tiền tệ : loại tiền tệ được thỏa thuận sẽ được sử dụng trong hợp đồng này. 
• Hạn chót hợp đồng: ngày mà hợp đồng này sẽ hết hạn. Nếu hợp đồng khung này không có ngày hết hạn, để trống trường này.
• Ngày đặt hàng : ngày mà đơn đặt hàng tổng thể này sẽ được đặt, nếu báo giá mới được tạo trực tiếp từ hợp đồng khung này, giá trị này sẽ tự động điền vào trường Hạn đặt hàng trên YCBG.
• Ngày giao hàng : ngày giao hàng dự kiến ​​​​mà các sản phẩm có trong hợp đồng khung được giao, nếu báo giá mới được tạo từ hợp đồng khung này, giá trị này sẽ tự động điền vào trường Ngày hàng về dự kiến trên YCBG .
• Chứng từ gốc:  Tham chiếu tới tài liệu nguồn phát sinh hợp đồng khung này (Nếu có).

• Tại tab Sản phẩm, nhấn Thêm một dòng và lựa chọn sản phẩm, nhập thông tin về số lượng, đơn vị tính và đơn giá cho sản phẩm. Ngoài ra bạn có thể điền thêm một số điều khoản và điều kiện khác đính kèm trong hợp đồng khung tại mục Điều khoản và Điều kiện.
  

Thiết lập quy tắc của thõa thuận mua hàng

 Các quy tắc liên quan đến đơn mua hàng, dòng sản phẩm và số lượng sản phẩm của đơn mua hàng từ hợp đồng mua hàng, bạn có thể thiết lập để phù hợp với nhu cầu và thõa thuận với nhà cung cấp.

• Bước 1:   Tại hợp đồng khung, tại trường Loại hợp đồng, nhấn icon mũi tên, thao tác này sẽ điều hướng đến màn hình thiết lập quy tắc áp dụng cho loại hợp đồng khung.

• Bước 2: Tại đây, bạn có thể điều chỉnh lại quy tắc, cũng như tạo mới loại hợp đồng bằng cách nhấn nút Mới.

• • Loại hợp đồng: Tên loại hợp đồng.
  • Loại hợp chọn hợp đồng:

• • • Chỉ chọn một chọn RFQ (duy nhất): Khi một yêu cầu báo giá được xác nhận thì các yêu cầu báo giá khác gắn tới hợp đồng mua hàng áp dụng loại này sẽ bị hủy bỏ.
    • Chọn nhiều YCBG (không phải lựa chọn duy nhất): cho phép lựa chọn nhiều đơn mua và khi một yêu cầu báo giá được xác nhận thì yêu cầu báo giá khác sẽ không bị hủy bỏ.
  • Chi tiết: 
  • • Dùng chi tiết hợp đồng: Khi tạo báo giá từ hợp đồng mua hàng áp dụng loại này thì các dòng sản phẩm sẽ được sao chép sang Yêu cầu Báo giá.
    • Không tự động tạo chi tiết YCBG : Khi tạo báo giá từ hợp đồng mua hàng áp dụng loại này thì các dòng sản phẩm sẽ không sao chép sang Yêu cầu Báo giá.
  • Số lượng:
  • • Dùng số lượng hợp đồng: Số lượng của dòng sản phẩm YCBG tạo từ  hợp đồng mua hàng áp dụng loại này sẽ tự động điền vào, với số lượng bằng số lượng trên hợp đồng.

• • • Đặt số lượng theo cách thủ công: Số lượng của dòng sản phẩm YCBG tạo từ  hợp đồng mua hàng áp dụng loại này sẽ không tự động điền vào các Yêu cầu Báo giá, mặc định là 0.​
      

Quản lý giai đoạn thực hiện của hợp đồng khung

• Bước 1:   Tại hợp đồng khung mới tạo thông tin có trạng thái Nháp, nhấn nút Xác nhận để xác nhận hợp đồng khung bắt đầu có hiệu lực.​

• Bước 2: Hợp đồng khung chuyển sang trạng thái Đang diễn ra. Lúc này, tại các sản phẩm có trong hợp đồng khung, tại tab Mua hàng, tự động điền thông tin nhà cung cấp vào. Điều này hỗ trợ cho việc tự động bổ sung hàng hóa theo quy tắc. 

Tại trạng thái này, bạn có thể bắt đầu tạo các YCBG / đơn mua hàng với nhà cung cấp. Sau khi kết thúc hợp đồng, nhấn vào nút Đóng.

• Bước 3: Hợp đồng khung chuyển sang trạng thái Đã chốt. Bạn không thể thao tác trên hợp đồng khung này nữa.

Tạo YCBG của hợp đồng khung

 Cách 1: Tạo một RFQ mới từ hợp đồng khung

• Bước 1:   Tại hợp đồng khung có trạng thái Đang diễn ra, nhấn nút Báo giá mới để tạo mới YCBG.​

• Bước 2: YCBG mới được tự động và tự động điền trường Hợp đồng khung. Tùy vào thiết lập của Loại hợp đồng của hợp đồng khung mà YCBG mới có ảnh hưởng đến nội dung các dòng sản phẩm. Bạn có thể điều chỉnh lại các thông tin của YCBG, nhấn icon đám mấy để lưu lại thay đổi.

• Bước 3: Tiếp theo bạn có thể xử lý tiếp YCBG này như các YCBG thông thường (Tham khảo tại bài viết Tạo đơn mua hàng)

Cách 2: Tạo một YCBG mới  liên kết với hợp đồng khung

• Bước 1:   Bạn tạo một YCBG mua hàng như bình thường (Tham khảo tại bài viết Tạo đơn mua hàng). Tại trường Hợp đồng khung, bạn chọn mã hợp đồng có trong danh sách.

• Bước 2: Sau khi chọn hợp đồng khung, YCBG tự động điền thông tin Ngày hàng về dự kiến và thông tin sản phẩm theo hợp đồng khung đã chọn. Tùy vào thiết lập của Loại hợp đồng của hợp đồng khung mà ản hưởng đến nội dung các dòng sản phẩm của YCBG. Bạn có thể điều chỉnh lại các thông tin của YCBG, nhấn icon đám mấy để lưu lại thay đổi.
  

• Bước 3: Tiếp theo bạn có thể xử lý tiếp YCBG này như các YCBG thông thường (Tham khảo tại bài viết Tạo đơn mua hàng)