Tạo yêu cầu báo giá mua hàng

Tạo yêu cầu báo giá

• Bước 1: Truy cập Ứng dụng Mua hàng.

• Bước 2: Truy cập Đơn hàng -> Yêu cầu báo giá, rồi nhấn nút Mới để tạo mới một yêu cầu báo giá.

• Bước 3: Điền thông tin chung của đơn mua hàng vào:

• • Nhà cung cấp: Lựa chọn trong danh mục Nhà cung cấp hoặc có thể tạo mới trong trường hợp chưa có trong hệ thống.
  • Tham chiếu nhà cung cấp: Điền thông tin mã đơn hàng phía nhà cung cấp.
  • Hợp đồng khung: Thõa thuận / hợp đồng mua với nhà cung cấp của đơn đơn mua hàng này.
  • Tiền tệ: Chọn tiền tệ mua hàng.
  • Hạn đặt hàng: Thời điểm hạn chót dự kiến mà yêu cầu báo giá được chuyển thành Đơn mua.
  • Ngày hàng về dự kiến: Ngày giao hàng do nhà cung cấp hứa hẹn. Ngày này được sử dụng để xác định thời gian giao hàng về của sản phẩm.
  • Yêu cầu xác nhận: Tích chọn nếu như bạn gửi một email nhắc nhở tới nhà cung cấp yêu cầu xác nhận Yêu cầu Báo giá để đảm bảo có thể nhận hàng đúng hạn.

Điền thông tin sản phẩm cần mua tại tab Sản phẩm vào:

Ấn vào thêm sản phẩm để thêm sản phẩm cần mua. Thông tin sản phẩm gồm:

• • • Sản phẩm: Chọn một sản phẩm từ danh sách hiển thị.

• • • Diễn giải: Miêu tả của sản phẩm. Giá trị mặc định được lấy trên form sản phẩm. Bạn nên kiểm tra lại để đảm bảo miêu tả đúng với sản phẩm.
    • Số lượng: Số lượng mua.
      ĐVT: Đơn vị tính mua hàng.
    • Đơn giá: Đơn giá của sản phẩm. Có thể để trống nếu bạn không biết giá.
    • Thuế: Loại thuế áp dụng cho sản phẩm.
    • Chưa bao gồm thuế: Không thể sửa bởi người dùng. Giá trị được tự động tính toán bới hệ thống: Số lượng x Đơn giá.
    • Ấn vào icon điều chỉnh, tích chọn trường thông tin muốn hiển thị thêm để điền thông tin. Các trường có thể hiển thị thêm: 
      
      Ngày hàng về dự kiến: Mặc định sẽ lấy theo ngày dự kiến điền ở thông tin chung. Có thể điều chỉnh lại theo từng sản phẩm.
      % CK: Chiết khấu (%) mà nhà cung cấp chiết khấu cho sản phẩm bạn mua.
      Bao gồm thuế: Không thể sửa bởi người dùng. Giá trị được tự động tính toán bới hệ thống:  Số lượng x Đơn giá + Thuế.
  • Ấn vào Thêm Khu vực: Sử dụng để phân biệt các nhóm sản phẩm trong một đơn hàng (sử dụng cho đơn bán tường minh hơn).
  • • Nhập tên cho khu vực trên dòng mới được thêm vào.
  • Ấn vào Thêm Ghi chú: Ghi chú những thông tin đặc thù hoặc thông tin bổ sung cho sản phẩm trên danh sách mua.
  • • Nhập nội dung cho ghi chú trên dòng mới được thêm vào.

• • Nhập các điều khoản và điều kiện với nhà cung cấp (nếu có)
    

Điền thông tin khác tại tab Sản phẩm vào:

• • Bên mua: Mặc định hệ thống sẽ lấy theo người dùng đã tạo yêu cầu báo giá nhưng bạn có thể chuyển sang cho người khác phụ trách việc mua hàng này.
    Chúng từ gốc: Mã chứng từ gốc mà tạo nên yêu cầu mua hàng này (VD: Đơn mua hàng)
  • Điều khoản thương mại quốc tế: Áp dụng điều khoản thương mại quốc tế (Incoterm) trên đơn mua.
  • Điều khoản thanh toán: Áp dụng các hình thức, điều khoản thanh toán cho đơn mua.

• • Vị thế tài khóa: Áp dụng vị thế tài khóa cho đơn mua.
• Bước 4: Bấm icon đám mây để lưu lại thông tin.

Gửi yêu cầu báo giá cho Nhà cung cấp

Tại màn hình chi tiết yêu cầu báo giá, có thể gửi yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp bằng hai cách

Cách 1: Gửi yêu cầu báo giá bản cứng cho nhà cung cấp

• Bước 1: Bấm vào nút In YCBG để in báo giá gửi cho nhà cung cấp.
  

CÁCH 2: Gửi yêu cầu báo giá qua mail cho nhà cung cấp

• Bước 1: Bấm nút Gửi qua mail để gửi yêu cầu báo giá qua mail cho nhà cung cấp.

• Bước 2: Hệ thống hiển thị hộp thoại gửi mail, áp dụng sẵn mẫu mail sẽ gửi cho nhà cung và đính kèm file yêu cầu báo giá, bấm nút Gửi để gửi mail yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp.

Lúc này Yêu cầu Báo giá chuyển sang trạng thái YCBG đã gửi.

Xác nhận báo giá nhà cung cấp

Sau khi đã thẩm định và đồng ý với mức giá mà nhà cung cấp đã đưa ra, bạn cần xác nhận yêu cầu báo giá thành đơn mua hàng.

• Tại màn hình chi tiết yêu cầu báo giá, bấm nút Xác nhận đơn hàng để xác nhận báo giá và chuyển trạng thái thành Đơn mua hàng.