Quản lý chấm công

1. Check In và Check Out

Ứng dụng Điểm danh của Odoo cho phép người dùng điểm danh check in hoặc check out trong bất kỳ ứng dụng nào mà không cần phải vào ứng dụng Điểm danh hoặc sử dụng chế độ ki-ốt

• Người dùng có thể check in và check out tại màn hình chính cũng như trong bất kỳ ứng dụng nào. Ở góc trên bên phải của menu chính trên cùng (luôn hiển thị bất kể người dùng đang sử dụng ứng dụng nào) sẽ hiển thị 🔴 (vòng tròn màu đỏ) hoặc 🟢 (vòng tròn màu xanh lá cây) . Nhấp vào vòng tròn màu để hiển thị ứng dụng điểm danh, cho phép người dùng check in hoặc check out.

• Nếu vòng tròn ứng dụng điểm danh có màu đỏ, điều này cho biết người dùng hiện chưa check in. Nhấp vào 🔴 (vòng tròn màu đỏ) > Check in

• Sau khi bấm Check in thì màn hình Check Out sẽ xuất hiện và sẽ hiển thị thời gian đã làm tính từ thời điểm điểm danh.

• Sau đó nhấn vào biểu tượng Check Out để check out. Hệ thống sẽ quay lại màn hình Check In như ban đầu.

2. Điểm danh trong chế độ Ki-ốt

• Trước khi điểm danh trong chế độ Ki-ốt, cần phải cài mã PIN hoặc mã số thẻ cho nhân viên. Truy cập ứng dụng Nhân viên, chọn nhân viên cần thêm mã PIN, tại tab Thiết lập nhân lực, nhập giá trị vào trường Mã PIN cho nhân viên.

• Nếu muốn tạo mã số thẻ, nhập giá trị mong muốn vào trường Mã số thẻ hoặc bấm nút Tạo để hệ thống tạo tự động.

• Sau khi tạo xong bấm vào nút In thẻ, hệ thống sẽ lưu về một file PDF, mở file PDF sẽ thấy mã số thẻ hiển thị dưới dạng barcode.

• Vào màn hình của ứng dụng Chấm công, chọn menu Chế độ Ki-ốt.

• Tại màn hình chế độ Ki-ốt, có 2 lựa chọn để điểm danh: Quét thẻ hoặc Nhập mã PIN (Indentify Manually)

Quản lý nghỉ phép của nhân viên

1. Phân bổ phép cho nhân viên

Quản lý phân bổ phép cho nhân viên

• Truy cập ứng dụng Nghỉ phép > Quản lý > Phân bổ

• Tại đây phần mềm mặc định sẵn bộ lọc “Đội của tôi" và “Nhân viên đang hoạt động” để giúp người quản lý nhanh chóng nhìn thấy nghỉ phép của nhân viên mình. Tại đây hiển thị danh sách các phiếu phân bổ nghỉ phép của nhân viên mà bạn đang quản lý với các trường thông tin như: Nhân viên, Loại nghỉ phép, Mô tả, Trạng thái,... Cột bên trái tổng hợp các tình trạng hiện có của phiếu cấp phát. Khi chọn vào một tình trạng, phần mềm sẽ tự động lọc theo trạng thái đã chọn.

• Lúc này bấm Mới để tạo mới phiếu phân bổ và điền các thông tin sau: Tên, Loại nghỉ phép, Loại phân bổ, Thời gian hiệu lực, Phương thức phân bổ.

• Sau khi Lưu yêu cầu phân bổ, hệ thống tự động sinh ra một Ấn định hoạt động nhắc nhở người quản lý cần phê duyệt đề nghị này.

Nhân viên xin cấp phát phép

• Với thiết lập chế độ phân bổ Yêu cầu thêm ngày nghỉ phép tại loại nghỉ phép, nhân viên có thể tạo một yêu cầu phân bổ ngày nghỉ cho mình.

• Với tài khoản nhân viên, truy cập vào ứng dụng Nghỉ phép > Đơn phân bổ mới.

• Màn hình hiển thị một Yêu cầu phân bổ mới và điền các thông tin: Tên phân bổ, Loại nghỉ phép, Thời lượng, Lý do

• Bấm nút Lưu & Đóng để lưu lại yêu cầu phân bổ mới.

2. Nhân viên xin nghỉ phép

Việc tạo nghỉ phép mới được áp dụng cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
Để tạo được nghỉ phép mới có hai cách như sau:

Cách 1: Tạo trực tiếp tại màn hình tổng quan

• Truy cập Nghỉ phép. Tại màn hình tổng quan, bấm chọn vào ngày muốn xin nghỉ phép

• Hệ thống hiển thị màn hình xin phép nghỉ phép. Cần điền các thông tin sau: Loại nghỉ phép, Thời lượng, Lý do, Tệp đính kèm

• Bấm nút Lưu để lưu lại đơn xin nghỉ phép

Cách 2: Tạo tại menu Đơn nghỉ phép của tôi

• Truy cập Nghỉ phép > Nghỉ phép của tôi > Đơn nghỉ phép của tôi

• Tại đây hiển thị danh sách phiếu nghỉ đang có.

• Bấm nút Mới để tạo mới một đơn xin nghỉ phép

• Hệ thống hiển thị màn hình xin phép nghỉ phép. Điền các thông tin cần thiết

• Sau đó bấm Lưu  để lưu lại đơn xin nghỉ

3. Cấp trên phê duyệt xin nghỉ phép của nhân viên

• Sau khi nhân viên đã hoàn thành phiếu nghỉ thì phiếu nghỉ vừa tạo thì sẽ ở trạng thái Cần phê duyệt, đồng thời hệ thống sẽ tự động tạo một ấn định hoạt động gắn tới người cần phê duyệt.

• Tại tài khoản của người phê duyệt sẽ nhận được thông báo cần phê duyệt phiếu nghỉ của nhân viên.

• Tại đây, người phê duyệt đánh giá có thể phê duyệt phiếu nghỉ này không. Nếu đồng ý phê duyệt thì bấm Duyệt. Lúc này phiếu nghỉ của nhân viên sẽ chuyển sang trạng thái Đã phê duyệt và ấn định hoạt động của người phê duyệt sẽ tự động chuyển sang trạng thái hoàn thành.

• Trong trường hợp Loại nghỉ phép thiết lập phê duyệt 1 bước, Nghỉ phép chuyển sang trạng thái Đã phê duyệt. Trong trường hợp thiết lập 2 bước phê duyệt thì Nghỉ phép sẽ chuyển sang trạng thái Phê duyệt lần 2.

• Nếu như không đồng ý phê duyệt thì bấm Từ chối

• Nghỉ phép chuyển trạng thái sáng Bị từ chối