Thiết lập chính sách kiểm soát hóa đơn.
Chính sách kiểm soát hóa đơn giúp bạn xác định cách nhà cung cấp lập hóa đơn theo số lượng sản phẩm đã đặt hay đã nhận. Chính sách được thiết lập cài đặt sẽ đóng vai trò là giá trị mặc định và sẽ được áp dụng cho mọi sản phẩm khi tạo mới (có thể điều chỉnh lại).
- Bước 1: Truy cập Ứng dụng Mua hàng.
- Bước 2: Truy cập Cấu hình -> Cài đặt, chọn chính sách kiểm soát hóa đơn rồi nhấn nút Lưu. Gồm hai giá trị:
- Số lượng đã đặt: tạo hóa đơn nhà cung cấp ngay khi đơn đặt hàng được xác nhận. Các sản phẩm và số lượng trong đơn đặt hàng được kế thừa qua hóa đơn dự thảo.
- Số lượng đã nhận : hóa đơn chỉ được tạo sau khi đã nhận một phần / đủ tổng đơn hàng. Các sản phẩm và số lượng đã nhậnsẽ được kế thừa qua hóa đơn dự thảo. Nếu tạo hóa đơn nhà cung cấp mà chưa nhận được bất cứ sản phẩm nào, hệ thống sẽ báo lỗi và không cho tạo hóa đơn.
Trên thực tế, các sản phẩm có thể có các chính sách xuất hóa đơn khác nhau. Việc thiết lập trên chỉ mang tính chất gợi ý ban đầu. Bạn có thể thay đổi lựa chọn ngay trên giao diện Sản phẩm.
Để thay đổi chính sách kiểm soát hóa đơn cho các sản phẩm cụ thể, bạn truy cập vào Mua hàng ‣ Sản phẩm ‣ Sản phẩm. Lựa chọn một sản phẩm cần thay đổi, tại tab Mua hàng, bạn lựa chọn chính sách phù hợp với sản phẩm này.
Tạo hóa đơn mua hàng nháp
Cách 1: Tạo hóa đơn nháp từ đơn mua
- Bước 1: Truy cập đơn mua hàng cần tạo hóa đơn. Nhấn nút Tạo hóa đơn.
- Bước 2: Hệ thống sẽ tự động tạo ra một hóa đơn ở trạng thái Dự thảo.
CÁCH 2: Tạo hóa đơn nháp hàng loạt
- Bước 1: Truy cập ứng dụng Mua hàng -> Đơn hàng -> Đơn mua hàng, có thể dùng bộ lọc, tìm kiếm để truy cập danh sách đơn mua hàng cần xuất hóa đơn.
- Bước 2: Tích chọn các đơn mua hàng cần xuất hóa đơn, sau đó nhấn nút Tạo hóa đơn.
- Bước 3: Hệ thống sẽ tự động tạo ra các hóa đơn ở trạng thái Dự thảo.
Đối chiếu ba bước
Chức năng Đối chiếu ba bước mua hàng giúp nhân sự quản lý thanh toán với nhà cung cấp kiểm soát tính hợp lệ và khớp dữ liệu giữa hóa đơn cần thanh toán và số lượng sản phẩm đã thực sự đã nhận.
Bật tính năng
- Bước 1: Truy cập Ứng dụng Mua hàng.
- Bước 2: Truy cập Cấu hình -> Cài đặt, tích chọn Đối chiếu 3 bước rồi nhấn nút Lưu.
Thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp bằng cách đối chiếu ba bước
Tại hóa đơn mua hàng dự thảo tab Thông tin khác, sẽ xuất hiện thêm trường Nên thanh toán. Trường này sẽ được tự động điền, với các giá trị:
- Có: Đã nhận được các sản phẩm có trong hóa đơn, số lượng trên hóa đơn và trên phiếu nhập kho hoàn toàn khớp nhau. Bạn nên thanh toán hóa đơn này.
- Ngoại lệ: Đã nhận được các sản phẩm có trong hóa đơn, tuy nhiên số lượng trên hóa đơn và trên phiếu nhập khokhông khớp nhau. Bạn nên kiểm tra lại trước khi thanh toán hóa đơn này.
- Không: Đã nhận được các sản phẩm có trong hóa đơn, tuy nhiên đã trả hàng. Bạn không nên thanh toán cho hóa đơn.
