Thiết lập tính năng truy xuất nguồn gốc theo số lô và số sê-ri

Truy cập Tồn Kho -> Cấu hình -> Thiết lập -> Truy xuất nguồn gốc. Sau đó, nhấn chọn ô Số Lô & sê-ri , rồi nhấn nút Lưu. .

Cấu hình sản phẩm

Để quản lý hàng hóa theo số sê-ri, cần bật tính năng truy vết theo số sê-ri trên sản phẩm. 

• Bước 1: Truy cập Tồn Kho -> Sản phẩm -> Sản phẩm và lựa chọn sản phẩm muốn cấu hình. 

• Bước 2: Tại sản phẩm, chọn tab Tồn Kho chọn Theo dõi Theo số sê-ri duy nhất hoặc Theo lô​. Sau đó, nhấn biểu tượng đám mấy để lưu lại các cấu hình vừa cài đặt.
  

Quản lý và truy vết sản phẩm theo Số sê-ri

Số sê-ri là một mã duy nhất dùng để nhận dạng một đơn vị sản phẩm cụ thể, riêng lẻ. Mối quan hệ giữa số sê-ri và sản phẩm là quan hệ 1 - 1, nghĩa là một sản phẩm sở hữu một số sê-ri duy nhất. Quản lý sản phẩm theo số sê-ri cho phép theo dõi lịch sử của mặt hàng đó từ khi nó được sản xuất, giao hàng, bán hàng và các hoạt động sau bán.

Số sê-ri được dùng trong trường hợp hàng hóa cần được áp dụng dịch vụ bảo hành, hậu mãi. Các sản phẩm thường sử dụng số sê-ri: ô tô, xe máy, điện thoại thông minh, máy tính, tủ lạnh, hay các thiết bị điện tử khác. Tùy theo cách quản lý sản phẩm mà bạn có thể đặt ra các quy tắc đánh mã số sê-ri riêng. Số sê-ri sở hữu giá trị trong việc kiểm soát chất lượng của 1 sản phẩm dịch vụ trong khi phát hiện lỗi trong một lô sản phẩm thì có thể dựa vào đó mà biết được các sản phẩm nào đang bị ảnh hưởng. Ngoài ra, số sê-ri còn dùng để chống hàng giả, hàng nhái, hàng bị ăn cắp.  

Nhận hàng

Để nhận vào kho một sản phẩm được truy vết theo số sê-ri, bạn phải xác định được số sê-ri của nó. Các cách để thực hiện như sau:

• • Gán số sê-ri thủ công;
  • Gán số sê-ri hàng loạt;
• Bước 1: Truy cập phiếu nhập kho mua hàng. Nhấn vào biểu tượng chi tiết trên dòng sản phẩm có quản lý số sê-ri.

• Bước 2: Có thể tạo số sê-ri cho sản phẩm nhập bằng hai cách:

• • Gán thủ công các số seri khác nhau: Sau khi nhấn mở chi tiết dòng sản phẩm, nhập thủ công số sê-ri vào từng sản phẩm, sau đó nhấn nút Lưu.
    
    
  • Gán số seri hàng loạt: Sau khi nhấn mở chi tiết dòng sản phẩm, nhấn chọn Generate Serials.
    
    Sau khi nhấn, hiển thị cửa sổ tạo số sê-ri. Để gán nhiều số sê-ri, bạn cần điền số sê-ri đầu tiên vào trường Số sê-ri đầu tiên và nhập số lượng sản phẩm muốn gán số sê-ri hàng loạt vào trường Số lượng số sê-ri, nếu bạn muốn giữ nguyên các dòng ở cửa sổ nhập số sê-ri thủ công thì tích chọn trường Keep current lines.​ Sau đó nhấn vào nút Tạo​.  Hệ thống sẽ tự động sinh các số sê-ri theo thứ tự dựa vào số sê-ri đầu tiên và gán vào sản phẩm. Nhấn nút Lưu để lưu lại thông tin.
    
    

Giao hàng

• Bước 1: Truy cập phiếu xuất kho bán hàng. Nhấn vào biểu tượng chi tiết trên dòng sản phẩm có quản lý số sê-ri.

• Bước 2: Tại đây hệ thống đã gợi ý các sản phẩm với số sê-ri tương ứng theo Chiến lược xuất kho được thiết lập trên nhóm sản phẩm. Trường hợp bạn muốn chọn các sản phẩm có số sê-ri nhất định để xuất kho, bạn có thể chọn lại số sê-ri ngay tại giao diện này.

Quản lý và truy vết sản phẩm theo Số lô

Số lô xác định 1 số lượng sản phẩm cụ thể trong một nhóm có các thuộc tính chung được lưu trữ trong cùng một gói (kiện) hàng. Quan hệ giữa số lô và sản phẩm là quan hệ 1 - nhiều, vì nhiều sản phẩm có thể cùng chung một số lô. Ví dụ, các công ty sản xuất nước ngọt, sữa có thể phân bổ số lượng cho các lô sản phẩm của họ dựa trên vị trí, ngày sản xuất hoặc ngày hết hạn.

Số lô thích hợp cho các sản phẩm được nhập về với số lượng lớn. Trong trường hợp cần cho việc báo cáo, kiểm soát chất lượng, số lô cũng giúp bạn xác định các mặt hàng nào gặp phải các lỗi sản xuất. Nhờ thế người quản lý, nhà bán hàng dễ dàng quản lý sản phẩm, xác định trả/đổi hàng nếu có lỗi. Sử dụng số lô sẽ hữu dụng cho các thực phẩm, đồ uống, quần áo với số lượng lớn.

Nhận hàng

Để nhận vào kho một sản phẩm được truy vết theo số lô, bạn phải xác định được số lô của nó.

• Bước 1: Truy cập phiếu nhập kho mua hàng. Nhấn vào biểu tượng chi tiết trên dòng sản phẩm có quản lý số lô.

• Bước 2: Sau khi nhấn mở chi tiết dòng sản phẩm, nhập thủ công số lô vào. Trường hợp một sản phẩm nhập về hai lô thì nhập lại số lượng, rồi nhấn Thêm một dòng nhập thông tin sản phẩm nhận. Sau đó nhấn nút Lưu.

Giao hàng

• Bước 1: Truy cập phiếu xuất kho bán hàng. Nhấn vào biểu tượng chi tiết trên dòng sản phẩm có quản lý số lô.

• Bước 2: Tại đây hệ thống đã gợi ý các sản phẩm với số lô tương ứng theo Chiến lược xuất kho được thiết lập trên nhóm sản phẩm. Trường hợp bạn muốn chọn các sản phẩm có số lô nhất định để xuất kho, bạn có thể chọn lại số lô ngay tại giao diện này.

Truy xuất nguồn gốc theo số lô hoặc số sê-ri

• Bước 1: Truy cập ứng dụngTồn Kho -> Sản phẩm -> Số lô/Sê-ri, chọn một số lô hoặc số sê-ri.

• Bước 2: Tại số lô hoặc sê-ri, bạn có thể xem các hoạt động và thông liên quan đến số lô hoặc sê-ri như: đơn bán hàng, đơn mua hàng, các dịch chuyển, xem tồn kho tại các vị trí lưu trữ. Để xem truy xuất nguồn gốc,  nhấn vào Khả năng truy xuất nguồn gốc  

• Bước 3:  Giao diện truy vết sẽ hiển thị các nghiệp vụ thay đổi kho liên quan đến số lô hoặc số sê-ri này này.

Theo dõi ngày hết hạn của hàng hóa

Kích hoạt tính năng quản lý kho hàng theo Ngày hết hạn

Truy cập ứng dụng Tồn Kho -> Cấu hình -> Càu đặt và tích chọn Số Lô & Seri và Ngày hết hạn. Nhấn nút Lưu để lưu kích hoạt các tính năng.

Ngày hết hạn trên sản phẩm

• Bước 1:  Truy cập vào ứng dụng Tồn Kho -> Sản phẩm -> Sản phẩm. Chọn sản phẩm muốn theo dõi hạn sử dụng.

• Bước 2:  Tại sản phẩm tab Tồn Kho, nhấn chọn ô Ngày hết hạn. Hệ thống sẽ hiển thị các trường thông tin liên quan tới hạn sử dụng của sản phẩm để bạn có thể dễ dàng thiết lập tùy theo mục đích sử dụng.

• Ngày hết hạn: Là số ngày trước khi hàng hóa bắt đầu hư hỏng. Thời gian này được tính bằng số ngày sau khi nhận sản phẩm (từ nhà cung cấp hoặc ngày nhập kho sau sản xuất) đến ngày hết hạn được ghi trên bao bì của sản phẩm. 
  Ví dụ: Ngày hết hạn trên bao bì là ngày 23/1/2024. Ngày nhập kho từ nhà cung cấp/ ngày sản xuất là ngày 13/1/2024. Vậy thời gian hết hạn sẽ là: Ngày hết hạn trên bao bì sản phẩm - Ngày nhập kho = 10 ngày.
• Sử dụng tốt nhất trước ngày: Hiển thị số ngày trước ngày hết hạn, tới ngày này sản phẩm giảm chất lượng, nhưng vẫn có thể sử dụng mà không gây nguy hiểm. Sản phẩm nên được sử dụng trước ngày này để có chất lượng tốt nhất.
• Ngày loại bỏ: Hiển thị số ngày trước ngày hết hạn, đến thời điểm này sản phẩm nên được xuất ra khỏi kho hoặc di chuyển sang một địa điểm khác. Ngày này nên được thiết lập trong khoảng Sử dụng tốt nhất trước ngày và Ngày hết hạn.
• Thời gian cảnh báo: Hiển thị số ngàytrước ngày hết hạn, tới ngày này thực hiện cảnh báo về việc sản phẩm sắp hết hạn. Ngày này nên được thiết lập trong khoảng Ngày hết hạn và Ngày loại bỏ. Sau ngày này, hệ thống sẽ tạo cảnh báo cho từng số Lô/Sê-ri liên quan gắn tới Người phụ trách được thiết lập trên sản phẩm.

Quản lý ngày hết hạn của hàng hóa

Các mốc thời gian sẽ được phần mềm tự động tính toán và hiển thị trên từng số số lô/sê-ri của hàng hóa. Ví dụ: Nhập kho hàng hóa Nước ngọt Sprite truy vết theo số lô vào ngày 18/04/2024. Thông số liên quan tới ngày hết hạn được thiết lập như sau:

• Ngày hết hạn: 365 ngày sau khi nhập kho
• Sử dụng tốt nhất trước ngày: 60 ngày trước ngày hết hạn
• Ngày loại bỏ: 15 ngày trước ngày hết hạn
• Ngày cảnh báo: 30 ngày trước ngày hết hạn

Khi nhập hàng mua từ nhà cung cấp. Dựa vào ngày nhập kho, hệ thống tự động điền ngày hết hạn, bạn có thể điều chỉnh lại ngày hết hạn.

Hệ thống sẽ tính toán và hiển thị thông tin các ngày khác theo ngày hết hạn điền trên phiếu nhập kho như sau:

• Ngày hết hạn: 20/04/2025;
• Sử dụng tốt nhất trước ngày: 19/02/2025;
• Ngày loại bỏ: 05/04/2025;
• Ngày cảnh báo: 21/03/2025.

Bộ lọc cảnh báo hết hạn

Thay vì phải đi vào từng số lô/sê-ri kiểm tra thông tin ngày hết hạn, người quản lý kho chỉ cần vào bộ lọc theo đường dẫn sau: truy cập ứng dụng Tồn Kho -> Sản phẩm -> Số Lô & Sê-ri, chọn bộ lọc Cảnh báo hết hạn.

Cảnh báo trên phiếu xuất kho

Trên phiếu xuất kho khi bạn chọn số lô/sê-ri của sản phẩm đã đã hết hạn, sau khi lưu lại, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo.