Quản lý kiểm kê và xử lý hàng phế liệu

Kiểm kê kho

Tùy theo nhu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch kiểm kê kho định kỳ hàng Tháng/Quý/Năm hoặc thậm chí là thực hiện kiểm kê đột xuất. Thông số tồn kho của mọi sản phẩm được quản lý tập trung trên một giao diện duy nhất, hỗ trợ rút ngắn quy trình kiểm kê và giảm tải khối lượng công việc quản lý của thủ kho.

• Bước 1: Truy cập Ứng dụng Tồn kho -> Họạt động -> Hàng tồn kho vật lý.

• Bước 2: Tại đây, màn hình hiển thị danh sách tồn kho của các sản phẩm (theo từng số lô/sê-ri) theo từng vị trí lưu trữ. Bạn có thể bộ lọc tìm kiếm để lọc ra những vị trí kho hoặc sản phẩm cần kiểm kê. 

Để tạo một yêu cầu kiểm kê (kế hoạch kiểm kê), bạn nhấn chọn các dòng sản phẩm, rồi nhấn nút Yêu cầu một lần kiểm đếm.

​

• Bước 3:  Lúc này, hệ thống hiển thị cửa sổ Yêu cầu một lần kiểm đếm, bạn điền thông tin vào rồi nhấn nút Xác nhận.

• • Ngày kiểm kho: chọn ngày cần thực hiện kiểm kho.
    
  • Nguời dùng: chọn tên người sẽ thực hiện nhiệm vụ này.
  • Ngày hạch toán: Chọn ngày các bút toán hạch toán sinh ra từ hoạt động kiểm kê này.
  • Số lượng: quy định cách thức cập nhật dữ liệu trên từng dòng kiểm kê. Gồm hai cách:
  • • Để trống: Giá trị trên cột Số lượng đã đếm được để trống và thủ kho cần tự điền số lượng tồn kho đã đếm của từng sản phẩm khi thực hiện kiểm kê.
    • Mặc định tồn kho thực tế: Hệ thống sẽ gợi ý giá trị Số lượng thực tế lên cột Số lượng đã đếm. Khi kiểm kho, thủ kho chỉ cần cập nhật số lượng đếm được nếu có khác biệt so với giá trị được gợi ý trước đó bởi hệ thống.
• Bước 4: Đến ngày yêu cầu kiểm kê, nhân sự được phân công truy cập vào màn hình kiểm kê, chọn lọc theo Cần kiểm đếm.

Hệ thống sẽ hiển thị ra các sản phẩm thuộc vị trí đã lên yêu cầu kiểm kê. Bây giờ, nhân sự tiến hành kiểm đếm sản phẩm trong kho và điền số lượng đếm được vào cột Số lượng đã đếm. Hệ thống tự đống tính và hiển thị số lượng chênh lệch tồn kho thực tế giữa thực tế và trên hệ thống tại cột Chênh lệch.​

Trường hợp trong khi kiểm kê, có những sản phẩm có trong kho nhưng trên hệ thống không có thông tin, bạn có thể nhấn nút Mới để nhập thông tin cho sản phẩm đó và cập nhật lại số lượng, sau đó nhấn nút Lưu để lưu lại thông tin vừa nhập.

• Bước 5: Sau khi nhập số lượng kiểm kê, nhiệm vụ của nhân sự kết thúc. Tiếp theo cần quản lý xác nhận kết quả kiểm kê. Quản lý sẽ truy cập vào màn hình kiểm kê, chọn lọc theo Cần áp dụng.​

Hệ thống sẽ hiển thị ra các sản phẩm đã kiểm kê cần xác nhận. Bây giờ, quản lý tiến hành nhấn nút Áp dụng tất cả, nhập lý do vào cửa sổ rồi nhấn nút ​Cập nhật số lượng.

• Bước 6: Bạn có thể xem lại lịch sử điều chỉnh kiểm kê bằng cách nhấn nút Lịch sử tại dòng sản phẩm cần xem.   
  

Xử lý hàng phế phẩm

Trong kho hàng của bạn, thi thoảng bạn tìm thấy những sản phẩm bị hư hỏng hoặc không thể sử dụng được do hết hạn hoặc một vài lý do khác. Bạn thường nhận thấy điều này trong suốt quá trình lấy hàng hoặc kiểm kê thực tế. Vì những sản phẩm không thể bán hoặc lưu kho, bạn phải loại bỏ chúng.

Khi hàng hóa bị loại bỏ, chúng không được phản ánh trong hệ thống như một phần của hàng tồn kho. Hàng hóa là phế liệu sẽ được chuyển tới khu vực phế phẩm và không được tính vào giá trị trong kho.

Tạo phế liệu từ các hoạt động kho

Trong quá trình dịch chuyển (Xuất, nhập, điều chuyển nội bộ) sẽ có phát sinh vấn đề làm hư hỏng hàng hóa. Để xử lý các hàng hóa này có thể có nhiều cách, đưa sản phẩm thành phế liệu là một cách, thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập phiếu dịch chuyển kho có sản phẩm bị hư hỏng cần đưa vào phế phẩm. Nhấn vào biểu tượng bánh răng, chọn Phế phẩm.

• Bước 2: Hệ thống hiển thị cửa sổ Phế phẩm, bạn điền thông tin vào rồi nhấn nút Phế phẩm

• • Sản phẩm: hệ thống sẽ giới hạn những sản phẩm có trong phiếu dịch chuyển kho để chuyển thành phế phẩm.
  • Số lượng: Nhập số lượng sản phẩm đưa vào phế phẩm.
  • Vị trí nguồn: Mặc định hệ thống tự động điền vị trí nguồn dựa theo trạng thái và vị trí nguồn / đích trên phiếu dịch chuyển (sản phẩm hiện đang ở vị trí nào thì hệ thống điền vị trí đó). Có thể điều chỉnh lại.
    Ví dụ: Phiếu nhập hàng: Có trạng thái Sẵn sàng => Vị trí nguồn là ​Partners/Vendors. Có trạng thái Hoàn tất=> Vị trí nguồn là vị trí đích trên phiếu nhập. ​

• • Vị trí phế phẩm: Mặc định là vị trí phế phẩm của hệ thống, nếu bạn có kiểm soát nhiều địa điểm phế phẩm khác thì có thể điều chỉnh lại.

• Bước 3: Hệ thống tự động thêm một dòng tại tab Hoạt động của phiếu dịch chuyển, đồng thời hiển thị nút liên kết đến phiếu phế phẩm.

Tạo lệnh phế phẩm thủ công

• Bước 1: Truy cập Ứng dụng Kho vận -> Hoạt động -> Phế phẩm. Nhấn nút Mới để tạo mới phiếu phế phẩm.

• Bước 2: Điền thông tin vào, sau đó nhấn biểu tượng đám mây để lưu lại.
  

• • Sản phẩm: chonn sản phẩm cần chuyển thành phế phểm.
  • Số lượng: Nhập số lượng sản phẩm phế phẩm.
  • Vị trí nguồn: Là địa điểm đang lưu trữ hàng hóa bị hư hỏng này.
  • Vị trí phế phẩm: là địa điểm phế phẩm cần chuyển các mặt hàng này vào lưu trữ.
  • Chứng từ gốc: Tài liệu tham chiếu tới lệnh phế phẩm này (biên bản kiểm tra chất lượng...)
•  Bước 3: Để xác nhận lệnh phế phẩm này, bạn nhấn nút Xác nhận. Phiếu phế phẩm từ trạng thái Nháp sẽ chuyển sang trạng thái Hoàn tất.​​