Thực hiện trả hàng
Khi có các vấn đề phát sinh như khách hàng muốn đổi / trả hàng hoặc đổi /trả hàng nhà cung cấp. Các hoạt động đổi / trả phát sinh từ một hoạt động dịch chuyển kho trước đó thực hiện như sau:
- Bước 1: Truy cập đến phiếu dịch chuyển kho cần thực hiện trả hàng. Có thể tìm kiếm ra các phiếu kho bằng mã đơn bán hoặc mua bằng cách truy cập: Kho vận -> Hoạt động -> Chọn điều chuyển cần trả hàng -> Tìm kiếm mã đơn hàng theo chứng từ gốc.
Hoặc truy cập đến đơn bán / mua. Trên đơn bán / mua có liên kết đến phiếu điều chuyển.
- Bước 2: Tại phiếu điều chuyển cần trả hàng, nhấn nút Trả hàng.
- Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ trả hàng. Nhập số lượng sản phẩm cần trả, những sản phẩm nào không trả có thể nhấn icon thùng rác để xóa ra khỏi cửa sổ, chọn địa điểm trả hàng, rồi nhấn nút Trả hàng để trả những sản phẩm đã chọn.
- Bước 4: Hệ thống tự động tạo một phiếu dịch chuyển để điều chuyển hàng trả, trên phiếu trả hàng có ghi nhận lại chứng từ gốc, bấm chọn Xác nhận để xác nhận phiếu trả hàng.
Điều chuyển nội bộ
Hoạt động điều chuyển nội bộ là hoạt động dịch chuyển hàng hóa giữa các kho nội bộ của doanh nghiệp. Có thể quản lý quy trình điều chuyển nội bộ một bước hoặc hai bước (bên kho nhận xác nhận số lượng nhập kho).
Điều chuyển nội bộ một bước
Áp dụng điều chuyển nội bộ một bước khi doanh nghiệp có ít nhân sự quản lý kho hoặc việc xuất và nhập kho nội bộ do một đội kho quản lý. Khi trách nhiệm xuất kho và nhận cùng một sự quản lý. Hoặc bạn muốn đơn giản hóa thao tác, không có nhu cầu quản lý chặt chẽ việc này, điều chuyển nội bộ chủ yếu phục vụ cho mục đích cập nhật tồn kho giữa các kho chính xác.
- Bước 1: Truy cập ứng dụng Kho vận, tại màn hình tổng quan tại mục Điều chuyển nội bộ của kho có nhu cầu xuất hàng, nhấn vào biểu tượng ba chấm rồi nhấn chọn Mới để tạo mới phiếu điều chuyển nội bộ.
- Bước 2: Điền thông tin vào, sau đó nhấn biểu tượng đám mây để lưu lại thông tin.
- Liên hệ: Chọn liên hệ là người phụ trách chính cho việc dịch chuyển hàng này.
- Loại hoạt động: Nếu bạn tạo theo bước 1, hệ thống sẽ tự động điền loại hoạt động đúng theo kho bạn chọn tạo. Có thể điều chỉnh lại. Quy tắc thể hiện loại hoạt động là "Tên kho: hành động".
- Vị trí nguồn: Tùy thuộc vào loại hoạt động được chọn và thiết lập của loại hoạt động mà sẽ tự động điền giá trị vị trí nguồn mặc định, có thể điều chỉnh lại.
- Vị trí đích: Tùy thuộc vào loại hoạt động được chọn và thiết lập của loại hoạt động mà sẽ tự động điền giá trị vị trí đích mặc định, có thể điều chỉnh lại. Trong trường hợp trên hình, bạn chọn lại vị trí đích là vị trí lưu trữ của kho đến.
- Ngày theo kế hoạch: Ngày dự kiến thực hiện dịch chuyển này.
- Chứng từ gốc: Nhập mã chứng từ gốc (nếu có).
- Tại tab hoạt động: Nhấn Thêm một dòng để thêm sản phẩm cần dịch chuyển.
- Sản phẩm: Chọn sản phẩm cần dịch chuyển.
- Nhu cầu: Điền số lượng sản phẩm cần dịch chuyển.
- Đơn vị: Tự động điền giá trị đơn vị tính gốc, có thể chọn lại đơn vị tính khác (cùng nhóm đơn vị với đơn vị tính gốc thiết lập trên sản phẩm).
- Có thể nhận vào biểu tượng điều chỉnh để hiển thị và điền thêm thông tin: Mô tả, ngày theo kế hoạch và hạn chót.
- Tại tab Thông tin bổ sung:
- Chính sách vận chuyển: Gồm hai chính sách
- Càng sớm càng tốt: Hàng hóa nào có tồn kho sẵn sàng sẽ được phép dịch chuyển trước. Hàng hóa được dịch chuyển nhiều lần.
- Khi tất cả sản phẩm đã sẵn sàng: Hàng hóa chỉ được dịch chuyển khi tất cả sản phẩm có đủ. Hàng hóa chỉ được dịch chuyển một lần.
- Người phụ trách: Hệ thống tự động điền người tạo phiếu điều chuyển vào. Có thể thay đổi.
- Tại tab Ghi chú: Bạn có thể điền các ghi chú của dịch chuyển tại đây.
- Bước 3: Sau khi tạo phiếu điều chuyển nội bộ có trạng thái Nháp. Nhấn nút Đánh dấu việc cần làm để xác nhận phiếu điều chuyển có hiệu lực, cần xử lý.
- Bước 4: Tùy thuộc vào tình trạng còn hàng của các sản phẩm và chính sách vận chuyển mà:
- Đủ điều kiện xuất kho (Đủ tồn kho, hoặc đủ một phần và có chính sách vận chuyển là Càng sớm càng tốt): Phiếu điều chuyển nội bộ có trạng thái Sẵn sàng.
- Không đủ điều kiện xuất kho (Không đủ tồn kho toàn bộ sản phẩm và có chính sách vận chuyển là Khi tất cả sản phẩm đã sẵn sàng): Phiếu điều chuyển nội bộ có trạng thái Đang chờ. Khi nào đủ điều kiện xuất kho, Nhấn nút Kiểm tra khả dụng để hệ thống kiểm tra lại phiếu có đủ điều kiện xuất kho và cập nhật lại trạng thái.
Khi Phiếu có trạng thái Sẵn sàng, Nhấn nút Xác nhận để xác nhận đã xuất hàng hóa qua kho nội bộ. Sau khi nhấn, phiếu sẽ cập nhật trạng thái Hoàn tất. Lức này tồn kho giữa hai kho được cập nhật.
Điều chuyển nội bộ hai bước
Áp dụng điều chuyển nội bộ hai bước khi doanh nghiệp có nhu cầu quản lý chặt chẽ việc xuất và nhập kho. Mỗi kho có đội ngũ quản lsy và chịu trách nhiệm riêng. Việc xuất cần người bên kho xuất xác nhận, việc nhận hàng cần người bên kho nhận kiểm tra xác nhận.
Thiết lập địa điểm và tuyến cung ứng chuyển tiếp
- Bước 1: Truy cập Ứng dụng Kho vận -> Cấu hình -> Vị trí, Nhấn nút Mới để tạo mới địa điểm kho chuyển tiếp cho các kho có các hoạt động dịch chuyển nội bộ.
- Bước 2: Bạn điền thông tin theo hình bên dưới: Tên vị trí: đặt tên gợi nhớ đó là vị trí chuyển tiếp hàng hóa. VD: Transit. Vị trí cha: Là địa điểm Chế độ xem của kho. Loại vị trí: chọn Vị trí trung chuyển. Sau đó, nhấn chọn biểu tượng đám mây để lưu lại thông tin. Tạo các địa điểm chuyển tiếp tương tự cho các kho khác.
- Bước 3: Truy cập menu Cấu hình -> Tuyến cung ứng, Nhấn nút Mới để tạo mới tuyến cung ứng chuyển tiếp.
- Bước 4:Điền thông tin Tuyến cung ứng, điều kiện áp dụng, quy tắc và bấm biểu tượng đám mây để lưu lại thông tin.
Thực hiện điều chuyển nội hai bước
- Bước 1: Truy cập ứng dụng Kho vận, tại màn hình tổng quan tại mục Điều chuyển nội bộ của kho có nhu cầu xuất hàng, nhấn vào biểu tượng ba chấm rồi nhấn chọn Mới để tạo mới phiếu điều chuyển nội bộ.
- Bước 2: Điền thông tin vào tương tư trường hợp điều chuyển nội bộ một bước. Tại trường Vị trí đích thay vì chọn vị trí lưu trữ của kho nhận, bạn chọn vị trí chuyển tiếp của kho nhận.
- Bước 3: Sau khi đánh dấu cần làm phiếu xuất điều chuyển nội bộ (có trạng thái Đang chờ hoặc Sẵn sàng), hệ thống tự động tạo ra một phiếu nhận hàng từ địa điểm chuyển tiếp đến kho nhận có trạng thái Đang chờ hoạt động khác. Điều này giúp thông báo cho bên kho nhận chuẩn bị có đợt nhận hàng từ kho nội bộ chuyển đến để sắp xếp nhận hàng.
- Bước 4: Sau khi xử lý xong phiếu xuất điều chuyển nội bộ (có trạng thái Hoàn thành), phiếu nhận hàng từ địa điểm chuyển tiếp đến kho nhận cập nhật thành trạng thái Sẵn sàng. Bên kho nhận kiểm đếm và nhấn nút Xác nhận để nhập hàng vào kho lưu trữ.
